- 仕事が溜まって何から手を付ければいいか分からない人
- 仕事が期限までに終わらない人
- 日々仕事に追われている人
当てはまる人はぜひ読んでいただきたいです。
優秀な人は、仕事に追われず成果を出しています。
なぜそんなことができるのでしょうか？実はやっていることは簡単なんです。
本記事では、すぐにでも実践できる方法をご紹介します。
仕事は「やらない」のが一番効率が良い
効率が悪い人は、仕事を受けすぎている
日々仕事に追われ業務が溜まっている人は、依頼された仕事をすべて受け入れてしまう
という特徴があります。
「お願いなんだけど、これやってくれない？」
と頼まれたら、「分かりました。」とすぐ答えていませんか？
優しい人ほど業務を頼まれ、全て受け入れてしまう癖があります。
業務を受け入れることは良いことですが、負荷を考えずに受け入れてしまってはいけません。
仕事を「やらない」ことを覚えよう
仕事の効率のいい人は、「仕事を受け入れない」のでしょうか？
そうだとすると、「あの人は自分の仕事しかやらない、思いやりがない人だ」と陰口を言われます。
仕事の効率がいい人は、「手を抜く仕事」と「注力する仕事」を分けているのです。
パレートの法則
パレートの法則とは、「物事の結果のうち8割は、2割の要素によってもたらされる」という法則です。
例えば、
- 売り上げの8割は、2割の商品が生み出している
- 仕事の成果の8割は、業務全体の2割の時間で生み出している
- 苦情の8割は、2割の顧客から出ている
- 故障の8割は、2割の原因から発生している
というのがあります。
仕事も同じで、2割の仕事が重要な仕事なのです。
約8割の仕事が、本気を出してやらなくてもどうにかなることなのです。
なので、2割の仕事に注力することを意識しましょう。
仕事の依頼が来たら、「その仕事は重要か？」考えましょう。
やる必要がない仕事は断りましょう。仕事の効率がいい人は、
「なぜやる必要がないのか？」を伝えたり、効率のいいやり方を教えたりします。
「仕事の後回し」は厳禁
効率が悪い人は「後でやろう」と後回ししてる
面倒くさい仕事を後回しにしていませんか？
- メール
- 雑務
- 会議の予約
後回しにすると、後回しにした仕事を思い出すのに時間をかけてしまいます。
仕事を思い出す時間はかなり無駄です。
仕事を後回しにするのは、その場は楽ですが、後で苦しくなります。
仕事を受けたら振り分けましょう
後回しにしないように、仕事を受けたら次の3つに分けましょう。
- 断る
- 即実行
- To Doリストに入れる
断る
これは上でも述べたように、無駄な仕事を受けてはいけません。
また、自分の負荷も考えて、断りましょう。
「自分の負荷を考慮すると受けれないです」ということを伝えれば相手は分かってくれます。
また、より良い方法があれば相手に提案してみましょう。
それによって相手の業務効率が上がれば、あなたはより信頼を得ます。
即実行
「何をすれば良いか」が分かり直ぐ終わる業務は、その場で即実行しましょう。
仕事をもらったらその場で片づけるという癖をつけると、
いつの間にか仕事が溜まっているとい事態になりません。
To Doリストに入れる
その場で終わらない業務に関しては、To Doリストに入れましょう。
この時、具体的に書くようにしましょう。
To Doリストを見て、「何をすべきか」が分からなければ意味が分かりません。
具体的な行動がすぐ分かるように書きましょう。
例：
【会議の予約】10人が入れる会議室を10/3の13:00～で取る
【資料】製品Aに関する顧客の要望リストを作成する
最後まで読んでいただきありがとうございます。
仕事の効率を上げたい人は、ぜひ紹介した内容を実践してみてください。
